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為什么要建設遠程視頻會議系統

全球業務正在國際化,人們需要經常即時見面、溝通。雖然差率費這樣的支出在企業的收入中雖然占不了很大比例,但是其他一些不可見的因素往往對企業的發展有著很重要的影響,遠程視頻系統能夠助企業提高生產效率、即時把握市場動向,提高團隊協同工作的效率,這些因素對于企業來說,通常都是極為重要的。
    對于企業來說,采用視頻會議系統能夠即時把握市場,贏得具有競爭力的優勢。對于教育機構來說,能夠將不同區域的學生和教師連接起來,共同分享課堂內容,互相學習。對于公共機關來說,能夠提供即時的信息,增加安全系數,為各種緊急事故提供關鍵的通信工具。
隨著企業規模發展壯大,人員和分支機構增多,也不可避免的產生了許多成長的煩惱,比如:企業管理問題、溝通問題、效率問題、成本浪費問題等。其實只要提高了溝通效率,管理者就可以更及時的發布決策信息,執行者就可以更迅速執行決策搶占商機,最終帶來的是更多的利潤和市場占有率。
溝通在企業運營中占據非常重要的地位,傳統的遠程溝通方式無非采用電話聯系或者出差兩種。電話會議雖然可以及時迅速的溝通,但因其具有不可視的局限性,遇到需要邊展示產品和資料邊溝通的情況就不得不派人出差。往往為了參加一個小時的會議需要花費2天以上的外出行程,伴隨產生的是高額的差旅費用,增加了企業的運營成本。雖然頻繁的出差也能解決大部分問題,但極大的延長了決策周期,在殘酷的商場,落后競爭對手一秒可能損失的就不僅僅只是金錢了。如何提高溝通質量與效率成了企業領導者必須考慮的事情。
  針對企業的溝通難題,視頻會議系統應需而生,國內外各大廠商都推出了自己的視頻會議系統。視頻會議與傳統的電話會議相比優勢明顯,視頻會議能提供直接、全面的視頻、音頻環境,在溝通交流方面互動性更強一些。召開視頻會議不僅可以聽到發言者的聲音,還可以清楚的看見他的表情、動作,帶來真實直觀的交流體驗。共享文件資料功能可以同步顯示照片、PPT、文檔、影音文件,讓遠程教育和培訓真正成為現實。視頻會議系統不僅方便企業隨時召開內部會議、技術交流,還可以幫助企業解決異地培訓、異地招聘等難題。它使遠距離溝通變得更為頻繁、效率更高更為高效,從而深刻地影響企業的運行模式、縮短決策時間、同時提高組織內部的協同力和競爭力。
  視頻會議的優勢
  視頻會議系統是利用專網或公眾互聯網來實現的虛擬會議,使在地理上分散的用戶可以共聚一處,通過圖形、聲音等多種方式交流信息,支持人們遠距離進行實時信息交流與共享、開展協同工作的應用系統。
  視頻會議系統在企業中的普遍應用模式包括以下幾種:
  首先,用于企業內部溝通。分布在不同地域的企業分支機構,借助視頻會議系統就可以隨時隨地與總公司進行溝通,不需要浪費時間在旅途上,為企業縮短了決策時間,提高了公司的運作效率。
  其二,向公眾和目標客戶進行產品的可視化推廣,增強直觀性。俗話說眼見為實,通過展示產品,讓客戶直觀的看到產品的外觀,工作狀態,性能等,比只是拿出幾組數據更有說服力。
  其三,與非本地客戶進行可視化的互動交流,增強真實感。以往與異地客戶溝通需要相關人員多次往返兩個城市,費時費力。采用視頻會議系統就像面對面交流一樣,可以及時了解客戶需求。
  其四,對分支機構企業員工進行在崗培訓。企業規模的日益擴大,機構的日益分散,讓員工的業務培訓和思想工作變得困難重重,集中式培訓耗費大量的資金和時間。視頻會議系統將幫助企業建立基于互聯網絡的培訓教室,讓遠在天邊的老師與學生面對面的交流和溝通,實現企業遠程教育和培訓的夢想。
  其五,對公司自身或客戶進行遠程可視化技術支持和維護。通過視頻會議軟件系統可得到技術人員面對面的講解,有效而快速的解決遇到的問題,大幅度的提高客戶對企業的信任和滿意程度。
  其六,視頻會議系統可用于可視化招聘。企業相關人員赴異地招聘不僅費時費力,還往往因為招聘負責人精力有限只能前往幾個城市,錯過更多地方的英才。有了視頻會議系統,求職者可以在當地的分支機構連線總部,直接面對面交流,節約了雙方的時間,并為公司招徠更多人才。
  視頻會議技術的誕生,徹底打破了傳統的會議模式,對于那些會議頻繁的公司和個人來說,這種先進的會議方式,使他們不再長年東奔西走,節約差旅費用,減少旅途消耗,同時提高了信息傳達速度,就等于提高工作效率。隨時隨地的溝通,使人們更有效的交流,因為可視化的交流是最自然的交流方式。
  據分析,一家年營業額在2000萬的企業,每年花費在差旅上的費用就占了15%,大約是300萬元。使用視頻會議系統后,可節約近50%,每年的差旅費降低到100-150萬元。而構建一套總部1個結點,10個分支結點的視頻會議系統,費用僅為幾十萬元,不到一年便可收回成本。節約差旅費和通訊費只是視頻會議系統最直觀的優點,相比于因效率提升而帶來的經濟效益增長簡直微不足道。
  選擇最適合的視頻會議系統
  視頻會議系統與硬件、軟件、網絡密切相關,每家企業實際情況不一樣,所需的視頻會議系統也不盡相同,應綜合分析并與廠商多交流,選擇最適合的視頻會議系統。
  按網絡平臺劃分,視頻會議系統可分為基于專網的視頻會議系統、基于混網和Internet公網的視頻會議系統兩大類。按構建方式劃分,視頻會議系統可分為軟件視頻會議和硬件視頻會議兩種,一般視頻會議系統主要包擴MCU多點控制器\會議室終端\PC桌面型終端\電話接入網關(PSTNGateway)\Gatekeeper(網閘)等幾個部分。按會議質量劃分,又有標清視頻會議系統和高清視頻會議系統兩類。
  鋪設專網雖然可以保證會議質量,但是投入成本高出許多,對發展中的中小企業來說并不適合。事實上,目前互聯網已經發展得非常好了,即使是便宜的ADSL線路也能夠提供384Kbps以上的帶寬,這樣的帶寬完全能夠滿足視頻會議清晰、流暢的應用效果。因此,一般情況下選擇公眾互聯網足矣。 
  采用基于PC的純軟件解決方案雖然會議軟件本身費用不高,但每個會議室還要配專用PC、單獨的視音頻采集設備(如USB攝像頭、耳麥)以及操作系統等相關基礎軟件,再加上安裝、維護等方面的開銷,綜合起來,其成本其實并不低。而純硬件解決方案不僅可以實現高品質的會議效果,而且可以通過高集成度的一體化終端設備完成所有功能,無需另配其他硬件和軟件設施,即插即用、使用簡單、無需維護,因此其綜合成本反而比純軟件的便宜。總體來說,純軟件更適合個人辦公部署(基于現有辦公PC),純硬件則適合會議室部署。
  2007年標清視頻會議仍是市場主流,占據了93.60%的市場份額,而代表未來技術升級趨勢的高清視頻會議僅占6.40%的市場份額。高清視頻會議系統優勢表現在以下幾個方面:高分辨率格式所具備的更高的像素數可以提升畫面質量,使大屏幕上的畫面顯得更清晰、流暢;流暢清晰的視頻質量、高品質的音效能夠提升與會者的參會體驗,幫助與會者專注于會議本身的內容;同時,高清晰度的畫面能夠使得超大屏幕的圖像同樣具有清晰的視頻圖像,從而讓更多的與會者出現在畫面中,使得更多的與會者參加會議;高清晰度帶來的高分辨率圖像,能夠清晰地顯示細節內容,尤其是在圖形操作(如設計圖紙、動畫的討論、地形圖等),對于依賴于視覺進行溝通的異地人員來講,有極大的好處。與標清視頻會議系統相比,成本較高,對網絡要求也更高。
  企業應該綜合分析公司的實際需求,包括投入成本、網絡帶寬、設備管理等,選擇最適合自己的視頻會議系統。
  
  現在您即將看到高質量、高清晰的視頻通訊!這不僅是技術上的創新,也代表了全球協同工作和通訊發展的新紀元!
  
  視頻通訊技術的領先,代表了我們能夠馬上替用戶節省差旅費用和節約時間。視頻通訊和其他多媒體協作通訊同樣提供了更好的通訊和工作方法。根據Wainhouse Research的報告指出,新的通訊工具可以讓員工增長知識,不僅僅是交換信息,而且是提高內部生產力!
  

 

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