多媒體會議室設備的安全問題涉及設計、制造、安裝調試、驗收、操作與使用、維護保養、會議室管理制度等方方面面，任何一個環節處理不當，都可能發生與安全相關的機械設備事故或人身安全事故。由于中國會議室建設發展迅猛，標準及規章制度建設相對滯后，國人思想認識不足，行業內技術標準特別是管理標準缺乏，規程規范不全，具體的操作程序涵蓋面不廣，已經成為制約中國演藝事業安全發展的主要因素。業內專家早已把會議室管理當成保證多媒體會議室設備安全的重要措施和保障，并且呼吁業內各個部門、會議室、設計單位、設備制造單位、施工安裝單位、驗收單位等建立起系統、完善的管理制度，從而確保多媒體會議室設備設備在全壽命期內的使用安全。多媒體會議室設備設備及設施的會議室管理制度是保證會議室持續安全經營演出的一系列規范體系，也是保證多媒體會議室設備設備安全運行的基礎體系。管理是安全，管理也是生產力，業內人員應給予極大關注和重視。
1.標準、規范、制度建設
1.1制度化管理
制度是有關單位和部門制訂的、要求所屬人員共同遵守的準則，是企事業單位對某項具體工作、具體事項制訂的必須遵守的行為規范，其制訂者和發布者是機關團體、企事業單位及其部門。
以制度、規范為基本手段，協調企事業組織內部集體協作行為的管理方式，就是制度化管理。制度化管理的實質是以科學的理念確定制度、規范，作為組織協作行為的基本機制，主要依靠獨立于個人的、科學合理的理性權威實行管理。制度化管理有以下主要特征：
按勞動分工確定每個崗位的權力和責任并形成制度；
按機構、層次、權力大小的不同，確定其地位，形成一個有序的指揮鏈或等級，并以制度的形式鞏固下來；
以文字規定職位特性以及職位人員的素質、能力等，并通過正式途徑來挑選職位成員；
企業的所有權與管理權是分離的；
實施管理時因事設人，每個管理者有執行相應職能的必要權力，但所擁有的權力要受到嚴格的限制；
管理者的職務就是管理者的職業，他只忠于職守，而不是忠于某個人。
制度化管理的實質，就是依靠由制度規范體系構建的、具有客觀性的管理機制進行管理。制度化管理具有科學性、客觀性、規范性和穩定性。
1.2標準和規范
1.2.1 標準和標準化
國家標準GB3935.1《標準化和有關領域的通用術語 第一部分：基本術語》對標準的定義給出的解釋是：“為在一定的范圍內獲得最佳秩序，對活動或其結果規定共同的和重復使用的規則、導則或特性的文件，該文件經協商一致制定并經一個公認機構批準。文件以科學、技術和實踐經驗的綜合成果為基礎，以促進最佳社會效益為目的”。
為在一定的范圍內獲得最佳秩序和最佳社會效益，對實際的或潛在的問題制定共同的和重復使用的規則的一系列活動，稱為標準化。在經濟、技術、科學和管理等各種社會實踐中，通過標準的實施獲得最佳秩序和社會效益的結果。標準化的實質是通過制定、發布和實施標準，達到工作實施的統一；標準化的目的是獲得最佳秩序和社會效益。
在標準化工作中幾個經常遇見的詞語及其簡要解釋如下：
規范：一般是在工、農業生產和工程建設中，對設計、施工、制造、檢驗等技術事項所做的一系列規定；規程：指生產單位或科研機構為了保證質量，使工作、試驗、生產按程序進行而制訂的一些具體規定，是對作業、安裝、鑒定、安全、管理等技術要求和實施程
序所作的統一規定。
工作程序：對生產和業務工作的順序、內容和要達到的要求所作的規定稱為工作程序。工作程序標準是工作標準的一種，其目的是使工作條理化、標準化和規范化，以求得最佳工作秩序、工作質量和工作效率。操作程序（SOP，即Standard Operation Procedure）：即標準作業程序，就是將某一事件的標準操作步驟和要求
以統一的格式描述出來，用來指導和規范日常的作業。它是經過不斷實踐總結，將相關操作步驟進行細化、量化和優化，是在正常條件下大家都能理解又不會產生歧義的操作步驟。操作程序側重的是過程而不是結果。標準、規范、規程、工作程序和操作程序都是標準的一種表現形式，習慣上統稱為標準，只有針對具體對象才能加以區別。當針對產品、方法、符號、概念等基礎標準時，一般采用“標準”，如《土工試驗方法標準》、《道路工程標準》、《建筑抗震鑒定標準》等；當針對工程勘察、規劃、設計、施工等通用的技術事項做出規定時，一般采用“規范”，如：《建筑設計防火規范》、《民用建筑電氣設計規范》、《砌體工程施工及驗收規范》、《會議室建筑設計規范》等；當針對操作、工藝、管理等技術要求時，一般采用規程，如：《鋼筋氣壓焊接規程》、《建筑安裝工程工藝及操作規程》等。當涉及到某一工藝操作的具體事項、步驟和方法時，一般稱為操作程序，如《自動控制系統開停機操作程序》、《主會議室升降臺操作程序》等。工程建設標準化工作中，目前尚沒有進一步規范或統一這些術語使用的要求。
1.2.2 技術標準
對標準化領域中需要協調統一的技術事項所制定的標準，稱為技術標準。它是從事生產、建設及商品流通的一種共同遵守的技術依據。技術標準的分類方法很多，按標準化對象特征和作用，可分為基礎標準、產品標準、工藝標準、方法標準、安全衛生與環境保護標準等；按標準化對象在生產流程中的作用，可分為零部件標準、原材料與毛坯標準、工裝標準、設備維修保養標準及檢驗標準等；按標準的強制程度，可分為強制性與推薦性標準；按標準的適用范圍，又可分為國家標準、行業標準和企業標準等。
技術標準的發展與科學技術的進步密不可分。技術標準以科學、技術和實踐經驗的綜合成果為基礎，在一定的條件下，科技研發的成果通過一定的途徑轉化為技術標準；通過技術標準的實施和運用，轉化為生產力。在此過程中，市場的信息反饋又促進技術標準的修訂、改進和科技研發，從而促進技術標準和科技的發展。
由此可知：技術標準的出現和發展以科技進步為前提，技術標準及標準化的發展與科技進步互相促進，技術標準發展水平與科技進步成果的轉化水平，密切相關又是有機的整體。
2.多媒體會議室設備設備和設施管理應建立的基本規范、規程
為確保會議室演出與多媒體會議室設備設備的安全運行，會議室管理者需根據國家或行業相關法律法規，結合會議室管理運行及演出的實踐和特點，建立一套科學有效的多媒體會議室設備設備和設施管理制度、操作規程和工作程序，促使會議室機械設備和設施的使用管理逐步制度化、規范化，有效保證機械設備、設施和演出的安全。以下內容是一些應有的主要、常用的基本管理規范和規程，各會議室應根據自己的實際情況和條件制訂適合自己的規章、制度，實際使用的規章、制度則不限于這些。
（1）管理制度：
會議管理制度；
會議室空間管理制度；
進場、裝臺、排練、演出、撤場管理制度；
設備運行管理制度；
控制室及機房管理制度；
臨時用電安裝管理制度；
防火安全管理制度；
進入會議室人員管理制度；
設備維護保養管理制度；
會議室技術人員培訓管理制度；
檔案資料管理制度等。
（2）規范及程序：
機械設備維護規范；
會議室地板保護規范；
庫房管理規范；
控制室管理規范；
控制柜機房管理規范；
控制臺（含總控制臺、流動控制臺、懸吊控制臺等）操作程序；
單項設備操作程序；
單項設備就地操作盤（維修開關）操作程序；
單項設備設備故障檢查和處理程序；
機械設備巡檢程序；
單項設備維護操作程序；
設備事故急停處理程序；
設備技術參數調整程序；
設備載荷試驗程序；
控制柜檢修工作程序；
單項設備技術參數調整工作程序；
設備標準零部件更換程序等。
3.堅持不懈搞好制度化管理的實施
實踐證明，制度化管理是現代企業管理的重要組成部分，也是行之有效的管理手段。因為它具有穩定性、連續性的特征，它不因領導人的變更而變更，也不會隨領導人的看法或注意力的變化而變化，是“靠得住”的管理辦法。在創建和實施制度化管理的過程中，下述事項應該注意：
在建立具體的規章、制度時，必須充分考慮其可行性、可靠性和可操作性。要結合本會議室的實際情況和傳統，要獲得大多數員工的認同和支持，便于推行和實施。規章制度不是越多越好，關鍵是規章、制度是否可行，是否有可操作性。
在實施過程中，必須維護規章、制度的權威和尊嚴。規章、制度是理論的總結，是長期探索和實踐的總結，是員工必須遵守的行為準則。要公正、公平、公開地實施規章制度，不搞特殊化，制度面前人人平等。
規章制度貴在實行，必須嚴肅規章制度的實施。令行則治、則興，令弛則亂、則衰。對任何不遵守制度的現象，必須要按制度的規定處理，制度才能落實，才能發揮和實現制度的作用。
加強員工的制度學習，明確制度規定的要求，提高遵守制度的自覺性，增強按制度辦事、按程序辦事的意識。
強化創新理念，防止制度僵化。制度要隨社會的發展和情況的變化，實時修改和調整，以滿足新形勢、新情況的需要。